Numer faktury w systemie KSeF

Z czego składa się numer KSeF

Numer KSeF jest ciągiem 32 znaków podzielonych na pięć bloków. Pierwszy, dziesięciocyfrowy blok, to numer NIP wystawcy faktury. Kolejna grupa, tym razem ośmiu cyfr, to data wystawienia faktury zapisana w formacie RRRRMMDD. Następne dwa bloki, po sześć znaków każdy, to generowana automatycznie część techniczna numeru. Wreszcie dwie ostatnie cyfry, również generowane automatycznie, to suma kontrolna. Znając sam numer KSeF można więc jednoznacznie zidentyfikować jej wystawcę i określić dzień wystawienia dokumentu.


Do czego jest potrzebny numer KSeF

Numer KSeF jest numerem wykorzystywanym jedynie na potrzeby Krajowego Systemu e-Faktur i nie zastępuje dotychczasowej numeracji faktur. Przy wystawieniu faktury nadany będzie zarówno zwyczajowy numer faktury, jak i numer faktury w KSeF.
Przede wszystkim sam fakt nadania fakturze numeru KSeF jest potwierdzeniem, że dokument został wystawiony przez uprawnioną osobę i zweryfikowany pod względem formalnym. Wystawca powinien ten numer przechowywać, ponieważ należy go podawać w ewentualnie wystawianych fakturach korygujących. Nabywca nie ma obowiązku przechowywania numeru KSeF, lecz również jest to zalecane. Innych wymogów związanych z raportowaniem czy stosowaniem numeru KSeF nie przewidziano. W szczególności nie ma obowiązku umieszczania tego numeru na wydrukach faktury ani przesyłania go do odbiorcy poza KSeF. Nabywca, aby uzyskać dostęp do wszystkich wystawionych dla niego faktur ustrukturyzowanych, nie musi znać ich numerów - wystarczy, że zaloguje się do KSeF, używając swoich danych dostępowych. Może wtedy pobrać każdy z tych dokumentów i zarchiwizować go we własnym systemie księgowym.


Anonimowy dostęp do faktury wymaga podania numeru KSeF

Numer KSeF jest jedną z danych potrzebnych, by uzyskać tzw. anonimowy dostęp do faktury.
System przewiduje możliwość podejrzenia i pobrania faktury bez logowania się, jedynie po wpisaniu zestawu danych. Są to:
- numer KSeF faktury,
- numer faktury,
- numer NIP lub inny identyfikator nabywcy (lub informacja o jego braku),
- imię i nazwisko lub nazwa nabywcy (lub informacja o braku tych danych),
- kwota należności ogółem.

Anonimowy dostęp został pomyślany głównie po to, by umożliwić konsumentom dostęp do wystawionych dla nich faktur. Po wprowadzeniu obowiązku korzystania z KSeF przez przedsiębiorców (a więc po 1 lipca 2024 r. dla płatników VAT) i 1 stycznia 2025 r. dla firm zwolnionych z VAT) faktury dla konsumentów wciąż będą mogły być wystawiane poza KSeF - w formie papierowej lub elektronicznie.


Trzy niezależne systemy numeracji faktur

Wprowadzenie KSeF spowodowało, że do faktury mogą być przypisane aż trzy różne numery. W treści dokumentu widoczny jest numer faktury, taki sam po stronie sprzedawcy i nabywcy. Zasady nadawania fakturom tych numerów są określone w ustawie o podatku od towarów i usług, a KSeF niczego w nich nie zmienia. Fakturom należy nadawać kolejne numery (w jednej lub wielu seriach), pozwalające jednoznacznie zidentyfikować każdy dokument. Numer jest obowiązkowym elementem faktury, a jego brak, a także brak ciągłości w numeracji, może zostać zakwestionowany przez organ skarbowy.

Automatycznie wygenerowany numer KSeF jest widoczny tylko w systemie KSeF. Faktura jest widoczna dla sprzedawcy i nabywcy pod tym samym numerem i z tą samą datą.

Wreszcie w ewidencji dokumentów księgowych, faktury potwierdzające poniesienie kosztów lub dokumentujące uzyskanie przychodów podatkowych są oznaczane numerami księgowymi - niezależnie przez sprzedającego i przez kupującego, zgodnie z ich numeracją dokumentów księgowych.


[ARTYKUŁ SPONSOROWANY]