Biznes

Program do faktur dla MŚP - jak wybrać najlepszy?

2025.09.24 08:00

Chociaż cyfrowe fakturowanie oszczędza dużo czasu w porównaniu z papierowym obiegiem dokumentów, to może sprawić, że przedsiębiorcy tracą cenny czas na proste, powtarzalne czynności, które można zautomatyzować za pomocą programu do wystawiania faktur.

Jakie funkcje powinno mieć nowoczesne oprogramowanie, które ułatwia pilnowanie formalności w biznesie, upraszcza zarządzanie płynnością finansową i sprzyja rozwojowi przedsiębiorstwa?

Program do wystawiania faktur odciąża przedsiębiorców ze żmudnych obowiązków

O ile wystawianie faktur jest jednym z najprostszych obowiązków przedsiębiorców, o tyle wiąże się z wieloma niuansami. Pośpiech może sprawdzić, że przedsiębiorca popełni błąd i narazi się na czasochłonne konsekwencje (np. korygowanie pomyłek), a nawet problemy natury podatkowej (np. skutki zlecenia przelewu powyżej 15 tys. zł na rachunek spoza tzw. białej listy). Nowoczesny program do wystawiania faktur sprawia, że właściciele firm ograniczają czas spędzony nad dokumentacją do minimum.

Podstawowe automatyzacje w programie do faktur dla MŚP

Jak podaje ranking programów do faktur, najlepsze oprogramowanie dla przedsiębiorców z sektora MŚP to Faktura.pl, który pozwala na wystawianie faktur online w mniej niż 7 sekund. To możliwe dzięki licznym funkcjom automatyzującym proste, lecz powtarzalne czynności, które pochłaniają łącznie nawet kilka godzin w ciągu miesiąca. Faktura.pl zapewnia m.in. automatyczne uzupełnianie aktualnych danych kontrahentów, które są pobierane z ogólnodostępnych baz danych, co eliminuje ryzyko drobnych pomyłek i konieczność korygowania dokumentów.

Ponadto możliwość utworzenia wewnętrznej bazy danych z produktami oraz usługami przyspiesza rozliczanie, ponieważ przedsiębiorca nie musi wpisywać pozycji od początku. Wystarczy, że użytkownik programu wybierze przedmiot sprzedaży z gotowej listy. Co ważne, zintegrowana aplikacja magazynowa umożliwia automatyczne wystawianie dokumentów magazynowych, generowanie raportów oraz ułatwia inwentaryzację.

Jakie dodatkowe funkcje powinien mieć program do wystawiania faktur?

Kompleksowe oprogramowanie do faktur ułatwia nie tylko rozliczanie sprzedaży, ale także zarządzanie fakturami kosztowymi oraz innymi dokumentami związanymi z prowadzeniem firmy. Dzięki funkcji wirtualnego segregatora możesz uniknąć rozproszenia dokumentów w różnych źródłach i czasochłonnego kompletowania faktur dla biura rachunkowego. Ponadto oprogramowanie powinno Ci zapewniać:

- integrację z KSeF (Krajowym Systemem e-Faktur), który zacznie stopniowo obowiązywać poszczególne grupy przedsiębiorców od 1 lutego 2026 roku,
- specjalną skrzynkę e-mailową do odbierania faktur kosztowych, które są automatycznie importowane do wirtualnego segregatora,
- automatyczne wystawianie i wysyłanie faktur cyklicznych dla stałych kontrahentów,
- automatyczne wysyłanie faktur do klientów,
- generowanie powiadomień SMS o wystawionych fakturach,
- umieszczanie przycisku na fakturze, który umożliwia wykonanie przelewu natychmiastowego za pomocą bezpiecznej bramki płatniczej,
- monitorowanie statusów płatności faktur,
- przypomnienia o ważnych terminach związanych z obowiązkami wobec ZUS i urzędu skarbowego,
- monitorowanie limitów zwolnień z VAT i kasy fiskalnej,
- zintegrowanie z platformami do handlu online, np. Allegro,
- personalizację faktur (np. możliwość umieszczenia logo i stopki).

Co więcej, oprogramowanie do wystawiania faktur powinno sprzyjać rozwojowi przedsiębiorstwa – zarówno pod kątem liczby zatrudnianych osób, jak i współpracy z zagranicznymi kontrahentami. Nielimitowana liczba użytkowników programu, wystawianie faktur dla klientów z Unii Europejskiej i spoza niej czy automatyczne pobieranie kursu walut z NBP to funkcje niezbędne dla przedsiębiorców planujących skalowanie organizacji na szczeblu międzynarodowym.

[ARTYKUŁ SPONSOROWANY]