Opracowany w Białymstoku system będzie używany w ministerstwie nauki

Fot: sxc.hu

Wojewoda Podlaski Maciej Żywno oraz Minister Nauki i Szkolnictwa Wyższego Barbara Kudrycka podpisali porozumienie w sprawie Elektronicznego systemu Zarządzania Dokumentacją. Na mocy porozumienia system autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego zostanie wdrożony w resorcie kierowanym przez prof. Kudrycką, rozszerzając tym samym grono urzędów, które będą funkcjonowały w ramach jednolitego systemu zarządzania dokumentami opracowanego i stale rozwijanego przez pracowników Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego.

PUW znany jest w całej Polsce jako lider praktycznego wdrażania elektronicznych narzędzi w administracji. Jest również pierwszym urzędem w kraju, który zamienił dokument papierowy na elektroniczny i umożliwił postępowanie administracyjne od początku do końca wyłącznie w postaci elektronicznej. Dziś większość spraw prowadzona w PUW jest wyłącznie w postaci elektronicznej (z około 800 rodzajów spraw prowadzonych w urzędzie, 235 stanowi wyjątki prowadzone jeszcze w postaci papierowo). To co wyróżnia system EZD wdrożony w PUW to fakt, iż został on opracowany i stworzony przez samych pracowników urzędu. Oznacza to, że system będący własnością Skarbu Państwa jest pod pełną kontrolą urzędu, a jednocześnie jest rozwijany w sposób elastyczny i dostosowywany samodzielnie do potrzeb urzędu i urzędników przez zespół informatyczny PUW. Na bieżąco jest dostosowywany już nie tylko do potrzeb Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego.

Od roku 2011 system EZD autorstwa PUW przeżywa swego rodzaju ekspansję na terenie całej Polski. Dzięki współpracy Wojewody Podlaskiego z innymi Wojewodami, zainicjowanej w połowie roku ubiegłego roku i od wspieranej wówczas przez Ministra MSWiA, jednolity system EZD PUW wdrażany jest obecnie lub już został wdrożony w dwunastu innych urzędach wojewódzkich. Na mocy porozumień zawartych z innymi Wojewodami system ten jest z powodzeniem wdrażany w urzędach wojewódzkich: Małopolskim, Opolskim (w obu podmiotach EZD funkcjonuje już jako podstawowy system załatwiania i rozstrzygania spraw oraz wykonywania czynności kancelaryjnych), Pomorskim, Warmińsko-Mazurskim, Świętokrzyskim, Lubelskim, Mazowieckim, Łódzkim, Zachodniopomorskim, Lubuskim, Dolnośląskim i Śląskim. W planach jest także wdrożenie systemu w administracji zespolonej poszczególnych województw. Warto podkreślić, iż cały proces odbywa się bezpłatnie, przy wykorzystaniu zasobów ludzkich i środków będących w posiadaniu poszczególnych urzędów wojewódzkich, we współpracy z zespołem PUW. System EZD przekazywany jest wraz z całą wiedzą i dokumentacją nieodpłatnie w ramach obrotu pomiędzy jednostkami Skarbu Państwa.

Współpracę z Wojewodą Podlaskim i udział we wspólnym przedsięwzięciu podjęły także centralne urzędy administracji rządowej - Kancelaria Prezesa Rady Ministrów, Komenda Główna Straży Granicznej, Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego oraz Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych. Stosowne porozumienia z Wojewodą Podlaskim podpisały również uczelnie wyższe - Uniwersytet Warszawski oraz Uniwersytet w Białymstoku.