Praca

Ewidencja czasu pracy i zarządzanie urlopami online po pandemii – dlaczego warto?

2021.11.11 08:55

W związku z pandemią koronawirusa, firmy masowo przekierowały pracowników na pracę z domu. Wiążące się z tym zmiany organizacyjne skłoniły organizacje do zakupu nowych narzędzi pomocnych w zarządzaniu pracownikami zdalnymi.

Na tym rozwiązaniu skorzystają nie tylko pracownicy zdalni oraz hybrydowi, w przypadku których ewidencja czasu pracy jest podstawą potwierdzenia obecności danego pracownika. Narzędzia takie jak Calamari pomagają również w zarządzaniu urlopami, oznaczaniu pracy z różnych miejsc i planowaniu projektów, a także przyspieszają pracę działu HR.

Wykorzystanie narzędzi HR online w dobie pandemii COVID-19

Na przestrzeni ostatniej dekady odsetek pracowników zdalnych na terenie Unii Europejskiej nie przekraczał 5,5%, jednak w wyniku lockdownu liczba osób pracujących z domu wzrosła. Pod koniec 2020 roku odsetek osób wykonujących swoje obowiązki zdalnie osiągnął 12%.

W związku z tym dostawcy oprogramowania do ewidencji czasu pracy i zarządzania pracownikami dopasowali swoje narzędzia do nowych potrzeb rynku – między innymi wprowadzając odpowiednie zabezpieczenia pozwalające uniknąć naruszeń firmowych danych.

Zalety programu do zarządzania HR po pandemii

Automatyzacja procesów związanych z zarządzaniem pracownikami i ich czasem pracy niesie ze sobą dużo udogodnień w codziennej pracy specjalistów HR, managerów i pozostałych pracowników. Dzięki nim, niewielkim kosztem, można zadbać o podniesienie efektywności organizacji, dobrego samopoczucia pracowników i poprawności danych. Sprawdź, w jaki sposób robi to Calamari!

Automatyzacja – przyspieszenie działania firmy

Wśród codziennych obowiązków działu HR jest wiele procesów, które można całkowicie lub częściowo zautomatyzować. Należą do nich sprawy związane z zarządzaniem czasem pracy, takie jak:
- listy obecności,
- tworzenie cyklicznych raportów obecności,
- zarządzanie wnioskami urlopowymi.

W ich przypadku bardzo łatwo o ludzki błąd podczas wpisywania danych. Papierowe listy obecności mogą się zgubić bądź zniszczyć, a rozpatrywanie papierowych wniosków urlopowych trwa znacznie dłużej, niż to możliwe dzięki programowi do zarządzania nieobecnościami. Automatyczne generowanie raportów minimalizuje ryzyko błędu i przyspiesza proces aktualizacji kalendarza urlopowego.

Oszczędność czasu

Narzędzie do zarządzania nieobecnościami znacznie skraca czas, jaki musi upłynąć od momentu złożenia wniosku urlopowego, do powiadomienia pracownika o jego akceptacji bądź odrzuceniu. W przypadku Calamari cały proces można zamknąć w zaledwie kilku kliknięciach i błyskawicznie podjąć decyzję.

Bezpieczeństwo danych

Przechowywanie informacji o czasie pracy i urlopach pracowniczych online zostało oficjalnie opisane w KP i stało się atrakcyjną opcją, która nie tylko zabezpiecza zebrane informacje, ale również pomaga dbać o środowisko.

Zgodnie z wymogami Unii Europejskiej, narzędzia przechowujące dane online muszą być odpowiednio zabezpieczone i zgodne z RODO. Zaletą takiego wymogu z punktu widzenia pracodawców jest fakt, że w wypadku naruszenia bezpieczeństwa danych, odpowiedzialność za zajęcie się sprawą przechodzi w ręce dostawcy oprogramowania. Z tego względu narzędzia takie jak Calamari doskonale dbają o to, by przechowywane w chmurze dane były zaszyfrowane i odpowiednio chronione, by zmniejszyć możliwość ich wycieku do minimum.

Doskonały przepływ informacji

Dzięki możliwości integracji Calamari z innymi popularnymi narzędziami biurowymi, takimi jak Google Workspace, Slack czy Microsoft Teams, dane na temat wniosków urlopowych i czasu pracy podwładnych mogą być dostępne dla wszystkich w organizacji.

Dzięki integracji wniosków urlopowych z kalendarzem można w każdej chwili sprawdzić bieżący stan nadchodzących nieobecności, by zaplanować obowiązki, spotkania lub przyszłe projekty w oparciu o aktualną dostępność kluczowych dla danego zadania pracowników.

Dzięki integracji ze Slackiem, możliwe jest również otrzymywanie na dedykowany kanał informacji o zbliżających się dniach wolnych, pracy spoza biura oraz urodzin współpracowników.

Podsumowanie

Program do zarządzania nieobecnościami i ewidencji czasu pracy Calamari to nie tylko odpowiedź na zapotrzebowanie firm na narzędzie do zarządzania pracownikami w sytuacjach kryzysowych, jaką była pandemia COVID-19, ale ma również wiele zalet, które przyspieszają i usprawniają codzienną pracę wszystkich w organizacji.