Wojewoda zachęca urzędy do zastąpienia papierów e-administracją

Fot: sxc.hu

Najpiew były maszyny do pisania, potem drukarki, a teraz administracja obchodzi się bez papieru

Od roku EZD (system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją) jest podstawowym sposobem dokumentowania, załatwiania i rozstrzygania spraw w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim.

W tej chwili ponad połowa spraw prowadzona jest wyłącznie w postaci elektronicznej. Dzięki temu zwierzchnicy mają możliwość wglądu w akta spraw, na każdym jej etapie, co umożliwia przejrzystość funkcjonowania urzędu. Korzystanie z systemu możliwe jest w każdym miejscu, co przyspiesza i ułatwia pracę kierownictwu, na przykład w trakcie delegacji. Zarządzanie dokumentacją w postaci wyłącznie elektronicznej jest też szybsze.

Oszczędności związane z wdrożeniem EZD w urzędzie z roku na rok są bardziej zauważalne. To przede wszystkim koszty związane z wysyłką korespondencji. Wysyłka jednego listu z potwierdzeniem otrzymania, to koszt ponad 5 zł. A takich listów w korespondencji seryjnej wysyła się setki. W systemie elektronicznym korespondencja nic nie kosztuje. To ogromne oszczędności. Do tego dochodzą oszczędności ze zdecydowanie mniejszego zużycia papieru.

System EZD wdrażany jest przy pomocy specjalistów wojewody podlaskiego w siedmiu innych urzędach wojewódzkich. Teraz jest też propozycja dla podlaskich samorządów - konferencja skierowana do sekretarzy i informatyków jednostek administracji. W piątek podczas spotkania specjaliści z Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego szczegółowo omówią teorię i praktykę związaną z elektroniczną komunikacją pomiędzy urzędami. Przedstawią także praktycznie zasady korzystania z elektronicznych skrzynek podawczych, roli platformy ePUAP oraz korzyści z usprawniania funkcjonowania administracji publicznej w naszym województwie.